Salon, séminaire, conférence, congrès avec les problèmes liés au Covid-19 beaucoup d’événements deviennent virtuels. Comment préparer votre événement digital.
Depuis la mise en place des contraintes liées aux mesures sanitaires le format des événements professionnels ont dû s’adapter.
De nombreux clients ont fait appel à nos services pour les accompagner dans la digitalisation de leurs manifestations.
Fort de nos expériences, nous partageons conseils précieux pour réussir un événement digital.
1 – Phaser votre événement digital.
Le premier travail est de bien construire son événement en réfléchissant aux avant, pendant et après. Un événement virtuel demande à être valorisé pour générer le plus grand intérêt.
Le second objectif est d’entretenir une relation pérenne avec les participants que ce soit pour de la formation, de l’incentive ou l’information sur un produit.
Cet exercice vous permettra d’attirer un public plus important et de motiver les futurs utilisateurs à participer de façon active à votre événement.
Avant votre événement digital :
Communiquez sur votre plateforme et laissez à votre public la possibilité de découvrir une partie afin qu’il puisse se familiariser avec l’applicatif. Soyez créatif pour séduire.
Partagez le programme et prévoyez entre 5 et 10 minutes entre chaque événement pour permettre aux utilisateurs de poser des questions, d’absorber un temps de retard ou tout simplement de faire une pause.
Quelques idées : Effet d’annonce surprenant, teaser, compte à rebours, pause-café virtuelle… sans oublié la qualité de votre mailing d’invitation pour séduire.
Définissez des rôles de chacun, en particulier dans l’organisation, pour éviter des doublons et mieux gérer le temps.
Formez les intervenants et validez toutes les étapes de l’événement digital en testant et re-testant tout le matériel.
Pendant votre événement digital:
Lors de l’événement retranscrivez au mieux le réel en plaçant l’humain au cœur de votre projet. L’expérience utilisateur sera d’autant plus riche si ce qu’il vivra lui apportera une valeur ajoutée. Ne pas hésiter à conjuguer distanciel et présentiel pour donner de la consistance, nous appelons cela un événement phygital.
Positionnez le plus visiblement possible sur votre plateforme un bouton pour l’assistance technique avec un accès en « one click » pour gérer les problèmes techniques.
Enregistrez vos lives pour les diffuser en streaming et donner la possibilité à ceux qui n’auront pas pu assister à votre événement de les visionner..
Intégrez des outils interactifs (Chat, blog, messagerie,…), modérés ou non, pour que les utilisateurs puissent interagir en temps réel avec les intervenants.
Une chose très importante : bien respecter les horaires pour une bonne gestion du programme et des intervenants.
Après votre événement digital
Pensez à préserver la relation avec vos participants en proposant les contenus en replay. Prenez le temps de remonter les contenus si besoin pour une meilleure lecture.
Ne pas hésitez à adresser un questionnaire de satisfaction pour préparer de nouveaux événements virtuels.
Remerciez votre public d’avoir été présent et partagez le succès sur les réseaux sociaux.
2- Le choix de l’outil
Il s’agit de choisir le bon outil en tenant compte des fonctionnalités attendues et du nombre de participants à votre événement.
Des paramètres importants sont à prendre en compte, stabilité de la visio, accessibilité de la plateforme et services demandés lors de votre événement (Chat, cloud, enregistrement, type de contenus…)
Des solutions simples existent comme zoom, team, ou skype mais ces plateformes ne sont pas personnalisables, parfois la bande passante n’est pas suffisante ou la connexion demande l’ouverture d’un compte.
Des plateformes Adhoc existent avec un environnement et des fonctionnalités totalement personnalisables, de plus elles ont une garantie de haute sécurité, les flux sont utilisés spécifiquement pour votre événement digital. Ces solutions vous permettent de customiser la plateforme à votre image et de proposer une vraie expérience utilisateur avec des workflows spécifiques.
Bien souvent la bande passante est garantie et la gestion des contenus sont gérées, plus de soucis d’accessibilité et de diffusion. Le coût est plus élevé mais si vous comparez à un événement en présentiel vous remarquerez que les économies sont certaines.
3- Faites appels à des prestataires qualifiés
Vous trouverez bon nombre de sociétés qui vous propose des plateformes digitales plus ou moins pertinentes. Demandez avant des exemples et faites appel à des entreprises qui ont déjà organisé ce type d’événement digital, nous apprenons tous de nos erreurs, ils sauront vous accompagner et vous conseillez en fonction de votre besoin.
Préférez des solutions avec des équipes techniques qui ont développé leur solution pour être certains que tous les problèmes pourront être gérés en temps réel.
Quelques exemples de plateforme :
https://www.comandhealth.com/ogami/
https://www.comanddream.com/plateforme-de-contenu-tourisme/
Innovative communication
Jean-Luc Perrod
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